Meet eerst wat het proces vandaag kost
Start met frequentie, gemiddelde behandeltijd, betrokken rollen en foutkosten. Zonder baseline is een ROI-berekening vooral een gevoel.
Begin met een baseline. Vermenigvuldig hoe vaak het proces voorkomt met de gemiddelde behandeltijd en de relevante arbeidskost. Voeg waar mogelijk foutcorrecties, wachttijd of externe kosten toe. Het doel is geen perfecte boekhouding, maar een transparant uitgangspunt waar alle partijen dezelfde aannames kunnen zien.
Tijdswinst is niet de enige opbrengst
Consistentere uitvoering, snellere doorlooptijd, minder herstelwerk en betere data kunnen even belangrijk zijn als bespaarde uren.
Opbrengst is breder dan bespaarde minuten. Snellere doorlooptijd kan omzet versnellen, minder fouten kunnen support verminderen en betere data kan latere rapportage mogelijk maken. Zulke baten mogen meewegen, maar moeten apart benoemd worden zodat harde besparing niet vermengd raakt met kwalitatieve voordelen.
Neem ook onderhoud en uitzonderingen mee
Licenties, API-verbruik, support en wijzigingen in gekoppelde systemen horen bij de totale kost. Een automation is rendabel wanneer de structurele waarde deze totale kost overtuigend overstijgt.
Vergelijk de jaarlijkse waarde met de totale kost: implementatie, licenties, API-verbruik, monitoring, onderhoud en toekomstige wijzigingen. Een automation die €7.000 per jaar bespaart maar €10.000 per jaar kost is geen rendabele besparing. Prijs en scope moeten dus in verhouding staan tot structurele waarde, niet alleen tot technische inspanning.